Doc GOMI

Il y a maintenant quatre ans, nous avons décidé de réorganiser la gestion de documents de notre cabinet médical, et de mettre en place un process permettant d'économiser du temps de manipulation.

Dans notre cabinet médical de quatre médecins, auparavant les secrétaires devaient chaque jour sortir les dossiers papiers des consultants de chaque médecin, et classer les courriers et examens entrants dans chaque dossier ; le temps consacré a ces tâches avoisinait probablement trois heures par jour.

Nous avons décidé de numériser tous les documents entrants, et j'ai donc observé ce qui était traditionnellement utilisé : bien souvent des scanners d'entrée de gamme, et une numérisation en mode image, avec un classement document par document dans chaque dossier, et là aussi une consommation de temps importante, un alourdissement du logiciel métier avec des éléments inutiles (une biologie de TP/INR n'a plus aucune utilité au bout d 'un mois) et un classement des documents dépendant de la pérennité de l'éditeur du logiciel médical, ce qui semble une assez mauvaise idée.

Après avoir étudié l'ensemble de l'offre disponible (dont l'offre open source de type Afresco), le choix s'est porté une solution répondant à plusieurs items :

- un moteur d 'OCR performant, Tiger

- permettant une numérisation de tous les documents, et une recherche "plain text" : chaque mot de document est ensuite recherchable

- rapidité et le moins de manipulations possible pour la numérisation

- format de documents PDF, permettant une récupération ultérieure en cas de disparition de l 'éditeur

-possibilité pour chaque médecin de faire des recherches depuis son poste de travail

-hardware (serveur) pas trop exigeant : nous avons recyclé un vieux serveur HP qui auparavant nous servait pour notre logiciel métier.

Notre choix s'est porté sur une solution de Novadys, Documind.

Le périphérique d entrée est un scanner dit "de production" qui permet de numériser recto/verso en quelques secondes une page A4, un DR 2580 C de Canon.

La secrétaire numérise chaque jour la totalité des documents entrants, dans deux dossiers : courrier ou biologie, et ceci lui prend environ trente à 45 minutes.

Elle ne sort plus que très exceptionellement le dossier papier des patients (quand auparavant il fallait en sortir une centaine chaque matin, et les ranger chaque soir dans des étagères par ordre alphabétique).

Une fois numérisés les documents papiers sont mis sur notre bureau par médecin : il est plus facile pour nous de regarder les documents quotidiens papiers, même si celà est peut être une vieille habitude qu'il faudra un jour supprimer.

Et pour finir ces documents papiers sont archivés par médecin.

Lors de notre consultation, le dossier patient de notre logiciel métier est ouvert sur une fenêtre, et nous en ouvrons une deuxième , Documind.

Les données sont accessible par un web browser, en l'occurence internet explorer, qui pointe vers le serveur de documents.

Cette fenêtre montre la page de recherche de Documind. Vous tapez un nom, et Documind vous renvoie les PDF trouvés, ainsi que leur année et le dossier ou il se trouve.

Il est possible de faire des recherches par mot exact, ou avec une ou deux erreurs, c'est à dire une recherche "floue" : si le nom a été mal orthographié, ou mal numérisé ou mal "océrisé", il est possible de le retrouver en indiquant au moteur de recherche que vous prenez les documents même si il sont différents au niveau d'une ou de deux lettres.

Ceci est un énorme bonus.

Beaucoup d'autres options de présentation et de recherche sont disponibles.

Vous cochez ensuite les PDF que vous souhaitez visualiser, et personnellement, je colle ceux qui sont significatifs dans le dossier patient. (ainsi le logiciel métier n'est pas pollué par des éléments inintéressants).

Il est possible de faire une recherche avec un nom de patient + un nom de cardiologue, ou de rechercher par pathologie.

Certains patients ont des homonymes, et pour retrouver une biologie il suffit d'entrée le nom de la rue du patient (qui figure sur toutes les biologies).

Nous avons actuellement 63000 PDF depuis 2009, dans cette base.

La recherche s'effectue en une fraction de seconde.

Avec quatre ans de recul, nous considérons cette solution comme extrèmement fiable : contrairement à notre logiciel métier, pas de bug, un service technique toujours joignable, une technologie solide.

Il nécessite quelques manipulations (copier /coller) qui pourraient être supprimées, si le code de nos logiciels métier était un tant soit peu ouvert.